Continguts d’aquest post:

Sabíeu que una comunicació clara i senzilla pot ser la clau per a l’èxit del canal ètic?
No rebre comunicacions de les persones denunciants: bona notícia o senyal d’alarma?
Com comunicar de manera efectiva el vostre sistema de denúncia?
Millors pràctiques per la comunicació del canal ètic a les persones treballadores.

Sabíeu que una comunicació clara i senzilla pot ser la clau per a l’èxit del canal ètic?

Informar correctament Les persones treballadores sobre el sistema intern de denúncies no només fomenta la transparència dins de l’organització, sinó que també augmenta significativament la probabilitat que s’utilitzi per denunciar casos d’assetjament, discriminació o incompliments normatius. Una bona comunicació pot marcar la diferència entre un sistema funcional i un que passi desapercebut.

No rebre comunicacions de les persones denunciants: bona notícia o senyal d’alarma?

A primera vista, podria semblar positiu no rebre denúncies al canal ètic: “Si no ens comuniquen cap cas, és que no hi ha problemes dins de l’organització, oi?” Malauradament, la realitat sovint és més complexa. Les persones poden optar per no denunciar per diverses raons: per por de possibles repercussions (especialment en un entorn tan petit com Andorra, on les repercussions poden ser externes a l’organització), perquè confien que algú altre prendrà la iniciativa, o perquè no tenen confiança que la denúncia sigui gestionada de manera adequada i amb resultats clars. A més, la falta de denúncies també podria ser un símptoma de que les persones treballadores desconeixen l’existència del canal ètic o tenen una percepció errònia del procés o no saben quines mesures s’han pres per protegir-los.

Per això, és essencial seguir aquests passos per garantir l’efectivitat del canal ètic:

1. Escriure una política de denúncies: Redacteu una política clara que defineixi l’objectiu del canal ètic, els drets de les persones denunciants i les garanties de confidencialitat. Assegureu-vos que sigui comprensible per a totes les persones treballadores.
2. Triar una eina adient a la normativa andorrana: Seleccioneu un sistema que compleixi amb els requisits específics d’Andorra. Recordeu que moltes eines dissenyades per complir amb la directiva europea de denúncies poden no ser adequades, ja que aquí, d’acord amb el Decret 478/2023, de l’11 d’octubre del 2023, està prohibit admetre denúncies anònimes. Trieu una eina que permeti la pseudonimització (com alternativa a l’anonimat) i garanteixi la confidencialitat.
3. Desenvolupar el procediment de funcionament d’aquest canal ètic: Documenteu amb detall tot el procés, des del moment en què es rep una denúncia fins a la seva resolució. Publicar un procediment clar i transparent no només ajuda a protegir les persones denunciants, sinó que també reforça la confiança en el sistema. Les persones sabran que el procés és rigorós, estàndard i dissenyat per garantir la justícia i la protecció de totes les persones implicades. Si la introducció d’exemples o l’excés de detall poden dissuadir o complicar la lectura, penseu en mantenir dins el document el que resulta essencial per descriure el procediment, i posar els exemples o el detall en altres documents.
4. Comuniqueu i formeu les persones treballadores

Quan posem l’accent en els beneficis de la denúncia, no només per a l’organització sinó també per a la societat en general, ajudem a conscienciar sobre la importància de denunciar qualsevol conducta incorrecta i a construir una cultura organitzativa basada en la confiança i la integritat.
Si ja heu completat algun dels passos, com la política de denúncies o la selecció de l’eina, genial! Només heu de passar al que encara us falta. Llegiu aquest post per descobrir com posar en marxa cada pas, assegurant el compliment de la normativa andorrana.

Com comunicar de manera efectiva el vostre sistema de denúncia?

Quan informeu les persones treballadores sobre la vostra solució per a gestionar denúncies, és fonamental prestar especial atenció als aspectes següents:

• Explicar l’existència i la finalitat del sistema de denúncia: Doneu a conèixer que l’organització compta amb un canal específic per comunicar possibles assetjaments i altres irregularitats, destacant que està dissenyat per garantir la protecció de la persona denunciant, la integritat i la transparència.
• Indicar com accedir al canal (plataforma web, e-mail, telèfon, reunió presencial, etc.): Detalleu on i com les persones poden comunicar una irregularitat, assegurant-vos que aquesta informació sigui fàcilment accessible i comprensible per a tothom.
• Proporcionar exemples concrets: Clarifiqueu quins tipus de casos són adequats per al canal ètic (per exemple, assetjament, frau, discriminació o incompliments de la normativa que aplica en la vostra organització) i quins no (com ara queixes relacionades amb preferències personals, desacords amb la direcció, o temes no vinculats amb infraccions de la normativa interna o d’alguna llei).
• Garantir la confidencialitat: Destaqueu que tota la informació proporcionada serà tractada amb la màxima confidencialitat. Si el vostre canal ètic està dissenyat per complir amb la normativa andorrana, que no permet que les persones denunciants de casos d’assetjament siguin anònimes, informeu que el canal manté l’anonimat de la persona denunciant i dels testimonis dins l’organització durant tot el procés de recopilació de dades i investigació de la denúncia.
• Identificar les persones responsables del procés: Informeu clarament quines seran les persones encarregades de rebre i gestionar les denúncies, assegurant la seva imparcialitat i professionalitat. Si heu internalitzat una part del procés per reforçar les garanties de confidencialitat i anonimat, o per evitar que una denúncia falsa i malintencionada pugui deixar marca dins l’organització o perjudicar injustament una persona innocent, destaqueu aquest punt. Recordeu que l’objectiu del canal ètic no és proporcionar eines per atacar algú amb qui hi hagi desacords personals o competència en mèrits, sinó fomentar un entorn de treball just i transparent.
• Proporcionar informació sobre lleis i protecció de dades: Incloeu detalls sobre les normatives andorranes i no andorranes que s’han tingut en compte per tal de protegir les persones denunciants i sobre com es garanteix la seguretat de les seves dades personals durant tot el procés.
• Explicar el procés posterior a la comunicació d’una denúncia: Informeu les persones treballadores sobre què succeeix després de presentar una possible denúncia, incloent com es tractarà per determinar si es tramita o no, com es desenvoluparà la investigació quan el que s’ha comunicat té tots els requisits per convertir-se en una denúncia, els terminis estimats per la resolució i què poden esperar un cop conclosa la investigació.

A més, l’organització també ha d’informar les persones treballadores que podrien ser esmentades en les denúncies presentades, ja sigui com a víctimes, testimonis d’una mala conducta o en qualsevol altra capacitat relacionada amb presumptes infraccions, o persones denunciades. Aquesta informació és essencial per garantir la transparència i preparar adequadament les persones implicades.

Finalment, és important recordar que, en alguns casos, les persones també tenen l’opció de denunciar conductes inadequades a la policia. Aquesta opció ha de ser comunicada de manera clara, incloent en quins casos es pot recórrer a aquesta autoritat externa.

Millors pràctiques per la comunicació del canal ètic a l’organització.

Crear una bona política de denúncies és només un primer pas que resultarà inútil si només serveix per complir amb la normativa, i es queda en un calaix agafant pols. És essencial assegurar-se que totes les persones implicades en la implantació d’aquesta política en coneguin el contingut i desenvolupin un procediment de funcionament del canal ètic que no deixi cap tema a l’atzar, així com que les persones treballadores sàpiguen com utilitzar-lo. A més de les persones de l’organització, cal informar també altres grups, com ara:

• Antics membres de l’organització, persones becàries, persones estatgeres, persones demandants d’ocupació i altres que encara no han iniciat la seva relació laboral.
• Empreses subcontractistes i proveïdores, quan puguin ser víctimes.
• Persones voluntàries, internes i interines.
• Accionistes, membres del consell d’administració i altres grups d’interès.

Per arribar a totes elles, podeu utilitzar diverses vies de comunicació, com:

• La intranet de l’organització, si hi ha, o la pàgina web.
• Butlletins interns.
• Taulers d’anuncis i pantalles d’informació.
• Reunions, esdeveniments i sessions de formació.
• Vídeos o manuals informatius de l’organització.
• El o la delegada de protecció de dades, quan considereu que una possible persona denunciant podria preguntar-li aprofitant la seva obligació de secret.

El seguiment és clau per a la confiança en el sistema de denúncies. Un bon sistema de denúncies no es limita a rebre i gestionar comunicacions de denúncies i informes d’investigació; també requereix mantenir les persones denunciants i els les persones denunciades informades. Quan les persones denunciants no reben actualitzacions sobre els resultats de les seves comunicacions o de les mesures adoptades, poden perdre confiança en el sistema i pensar que el seu esforç no ha servit de res. Igualment, si la denúncia prospera serà necessari investigar a la persona denunciada, i caldrà informar-la en el moment i de la manera adequada per tal que pugui defensar-se, però sense desvelar la identitat de les persones denunciants i dels testimonis o donar-li eines per esbrinar-la.

Tot i que, per raons legals, no sempre es poden compartir tots els detalls d’una investigació, és crucial proporcionar informació seleccionada sobre les accions preses. Això augmenta la confiança en el sistema i fomenta una cultura de transparència.

Una manera efectiva de mantenir les persones informades és compartir regularment:

• Estadístiques generals.
• Infografies.
• Resums anònims d’informes i investigacions (sempre que la seva publicació no suposi un risc per l’anonimat de les persones implicades).

Si utilitzeu un sistema extern com el de Win2Win, podeu accedir fàcilment a informes estadístics anònims per compartir amb l’organització. A més, en el procediment de funcionament del canal ètic podeu especificar on i com es poden consultar aquestes dades.

Compartir informació: una pràctica de les organitzacions més ètiques del món. Fins a un terç de les organitzacions incloses a la llista de les empreses més ètiques del món (Etisphere, 2020) afirmen que comparteixen informació amb els amb els membres de les seves organitzacions sobre els casos que han tractat mitjançant el canal ètic. Això inclou detalls com:

• El nombre de casos reportats.
• Els tipus de mala conducta identificats.
• Els resultats generals de les investigacions (no cal donar els detalls, si pot posar en risc a les persones implicades en la denúncia).

Compartir aquesta informació no només reforça la transparència, sinó que també contribueix a construir un ambient de confiança i col·laboració dins de l’organització. Així, convertiu el canal ètic en una eina veritablement transformadora.