Implementar un Canal Ètic és més senzill del que sembla.

No deixeu que els requisits de la normativa andorrana en matèria d’assetjament o frau facin que la implementació del vostre Canal Ètic sigui més complicada del necessari. Amb aquesta senzilla guia tindreu tots els elements essencials per posar en marxa el vostre sistema intern d’informació o denúncies, que nosaltres preferim anomenar “Canal Ètic”.

Continguts d’aquest post:

1. Escriviu la vostra política de denúncies.
2. Trieu amb quina eina gestionar les comunicacions.
3. Desenvolupeu el procediment de funcionament del Canal Ètic.
4. Comuniqueu i formeu els empleats.

Què fer si ja teniu algunes d’aquestes parts?

Si ja heu completat algun dels passos, com la política de denúncies o la selecció del sistema, genial! Només heu de passar a allò que encara us falta. Si no teniu cap d’aquests elements, seguiu llegint per descobrir com posar en marxa un Canal Ètic eficaç i alineat amb la normativa andorrana.

1. Poseu per escrit la vostra política de denúncies.

QUna política de denúncies ben escrita no només proporciona orientació sobre com l’entitat gestionarà les denúncies, sinó que també demostra un compromís seriós amb la seguretat i el benestar dels empleats. Tot i que no existeix un model únic aplicable a totes les entitats, hi ha bones pràctiques que podeu incloure. A continuació, us guiem pas a pas.

Per què?

Expliqueu la raó d’existir de la política de denúncies i destaqueu els beneficis de tenir un sistema intern d’informació: el canal ètic. Ressalteu el compromís de l’entitat per escoltar les preocupacions de les persones treballadores i per proporcionar un entorn segur i accessible on puguin expressar-les sense por a represàlies.

Qui?

Definiu qui pot utilitzar el canal ètic. No es limita només a les persones que treballen actualment a l’empresa; assegureu-vos d’incloure altres col·lectius que puguin estar coberts per la política, com ara:

• Contractistes
• Socis i proveïdors
• Membres de la junta o del consell d’administració
• Antics treballadors o treballadores
• Persones sol·licitants de feina.

Això garanteix una cobertura integral i reafirma el compromís amb la transparència.

Què?

Utilitzeu aquesta secció per definir clarament què es pot comunicar a través del canal ètic. Doneu exemples concrets de conductes inadequades o situacions que cal informar, diferenciant-les de les queixes personals.
Assegureu-vos d’incloure una declaració explícita que prohibeixi qualsevol forma de represàlia contra les persones denunciants. Això augmentarà la confiança en el sistema i animarà les persones a utilitzar-lo.

Com?

Proporcioneu instruccions clares sobre com es poden comunicar les coses. Incloeu:

• Els canals disponibles per fer les comunicacions (presencial, digital, telèfon, etc.).
• Un resum dels passos que es seguiran un cop es rep la denúncia i una referència al procediment de funcionament del canal ètic, on aquests passos es descriuen en detall.
• Les mesures que es prendran per protegir la confidencialitat i la identitat de la persona denunciant i els testimonis.

Ajudeu les persones treballadores de l’empresa a entendre el procés i doneu-los confiança explicant que les seves denúncies seran gestionades de manera rigorosa, equitativa i segura.

Redacteu una política clara que defineixi l’objectiu del canal ètic, els drets de les persones denunciants i les garanties de confidencialitat. Assegureu-vos que sigui comprensible per a totes les persones treballadores.

Recursos addicionals.

• Exemples de mala conducta laboral: Incloeu un llistat dels tipus de situacions que es poden denunciar i els que no estan destinats al canal ètic, per ajudar a clarificar dubtes.

2. Trieu amb quina eina gestionar les comunicacions.

Tenir una política de denúncies ben definida és un gran primer pas. Ara és el moment de decidir com gestionar les comunicacions per assegurar un procés segur i efectiu.

Quins requisits ha de complir un canal de denúncies?

Mentre que la Directiva de denúncies de la UE exigeix que els canals garanteixin l’anonimat de les persones denunciants, a Andorra, segons el Decret 478/2023, de l’11 d’octubre de 2023, no es poden admetre a tràmit denúncies anònimes. Això vol dir que heu de proporcionar una alternativa que protegeixi la identitat de la persona denunciant dins de l’organització, com ara la pseudonimització.

“Què implica tot això?”, us podeu preguntar.

En poques paraules, el vostre sistema intern de denúncies, o canal ètic, ha de permetre a les persones treballadores i altres grups implicats denunciar sospites d’actes il·lícits de manera segura i confidencial. Aquest sistema pot incloure canals escrits (plataformes en línia o documents físics o electrònics) i/o canals verbals (com telèfons o missatgeria instantània tipus WhatsApp o Telegram).

Sigui quin sigui el sistema que trieu, assegureu-vos que compleixi amb els criteris següents:

• Confidencialitat: Assegurar que la persona denunciant estigui identificada i que només les persones autoritzades puguin accedir a la informació.
• Seguretat: Protegir les dades i identitats de persones denunciants i testimonis.
• Fàcil accés: Fer que el canal estigui disponible per a tots els usuaris potencials, de manera senzilla i intuïtiva.
• Feedback: Permetre que les persones denunciants rebin actualitzacions sobre l’estat de les seves comunicacions o denúncies.
• Registres: Mantenir un registre precís i segur de cada denúncia que, a ser possible, no estigui en línia (accessible a través de la mateixa eina del canal ètic).
• Compliment de terminis: Garantir que les comunicacions es gestionin dins dels terminis establerts.
• Compliment normatiu: Assegurar l’alineació amb la normativa andorrana, inclosa la Llei 29/2021, del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals (LQPD).
• Propietari responsable: Assignar un gestor del canal que en garanteixi el bon funcionament i el seguiment adequat de les comunicacions o denúncies.

Moltes eines dissenyades per complir amb la directiva europea de denúncies poden no ser adequades, ja que, segons el  Decret 478/2023, de l’11 d’octubre del 2023, a Andorra està prohibit admetre a tràmit denúncies anònimes. Trieu una eina que incorpori la pseudonimització com alternativa a l’anonimat o que garanteixi un nivell equivalent de confidencialitat per protegir les persones denunciants i els testimonis dins de l’organització.

Per què optar per una solució polivalent digital-humana?

Els sistemes que ofereixen canals de comunicació escrits o verbals, semiautomatitzats o presencials, com el Canal Ètic Andorrà, estan dissenyats per satisfer aquests requisits. Amb una eina com aquesta, tindreu accés a un canal ètic complet que inclou:

• Un lloc web per les denúncies (que es podria personalitzar).
• Un telèfon de contacte i una adreça postal per les comunicacions verbals o postals i per la missatgeria instantània.
• Un compte de correu electrònic al domini canaletic.ad per l’atenció de comunicacions o denúncies per e-mail, així com per donar feedback als denunciants.
• Funcions integrades de seguretat i pseudonimització.
• Registre automàtic de comunicacions en un sistema segur i totalment separat dels sistemes de la vostra entitat.
• Una o més “persones de referència” externes a la vostra entitat que permetran determinar si una comunicació s’ha d’admetre a tràmit o no sense el risc de contaminar la vostra organització.
• Compliment garantit amb la legislació andorrana.

Amb una subscripció a una solució com aquesta, podreu posar en marxa el vostre canal ètic de manera immediata i eficient. Això no només us ajudarà a complir amb la normativa, sinó que també reforçarà la confiança de les persones treballadores en el vostre compromís amb la transparència i la integritat.

3. Desenvolupeu el procediment de funcionament del Canal Ètic.

Un bon procediment és la columna vertebral d’un canal ètic efectiu. Documentar amb claredat cada pas del procés, des de la recepció d’una denúncia fins a la seva resolució, és essencial per garantir la transparència, la confiança i el compliment normatiu. A continuació, us detallem els elements claus per estructurar aquest procediment:

1. Recepció de la denúncia

• Canals disponibles: Especifiqueu com es poden presentar les denúncies (formularis en línia, telèfon, correu electrònic, reunions presencials, etc.).
• Confidencialitat des del primer moment: Assegureu-vos que les dades de la persona denunciant siguin tractades amb la màxima confidencialitat des de la recepció.
• Confirmació de recepció: Proporcioneu una confirmació immediata a la persona denunciant, ja sigui de forma automàtica o manual, per garantir que sap que la seva comunicació ha estat rebuda.
  
  

2. Protecció de les persones denunciants i dels testimonis

• Mecanismes de confidencialitat: Expliqueu com es protegeixen les identitats de les persones denunciants i dels testimonis mitjançant sistemes com la pseudonimització o altres mesures.
• Prohibició de represàlies: Incloeu un compromís explícit per evitar represàlies contra les persones denunciants o testimonis que col·laborin en el procés.
  
  

3. Avaluació inicial de la denúncia

• Validació del contingut: Definiu com es valorarà si la denúncia té prou base per ser investigada.
• Arxiu per falta de base: Especifiqueu en quins casos es pot arxivar una denúncia (per exemple, si és clarament infundada o no relacionada amb la vostra entitat).
• Derivació interna: Detalleu com es distribuiran les denúncies vàlides als responsables de la investigació.
  
  

4. Investigació de la denúncia

• Assignació d’un comitè d’investigació: Identifiqueu qui s’encarregarà d’investigar els fets (per exemple, un equip intern o extern).
• Recollida de proves: Expliqueu com es recopilaran i protegiran les proves de manera rigorosa i imparcial.
• Participació de les persones implicades: Definiu com es tractaran les declaracions de testimonis i persones implicades, sempre garantint la confidencialitat.
  
  

5. Resolució i mesures correctives

• Escenaris de resolució: Incloeu exemples clars de com poden concloure les denúncies:
  • Arxivament per falta de base.
  • Sancions als responsables d’actes il·lícits.
  • Implementació de mesures correctives (específiques o generals) per evitar futurs incidents.
• Informació a la persona denunciant: Indiqueu com i quan es proporcionarà a la persona denunciant una actualització sobre la resolució de la seva comunicació o denúncia.
  
  

6. Publicació i comunicació del procediment

• Transparència: Publicar el procediment a la vostra intranet, si en teniu, o distribuir-lo i deixar-lo en algun lloc o al càrrec d’alguna persona coneguda (el delegat de protecció de dades o la persona responsable dels recursos humans) per assegurar que tothom el pugui consultar.
• Simplicitat: Utilitzeu diagrames, esquemes visuals o frases breus per explicar el procés de manera accessible.

Per què és important documentar el procediment?

Publicar un procediment clar i transparent no només ajuda a protegir les persones denunciants, sinó que també reforça la confiança en el sistema. Les persones sabran que el procés és rigorós, estàndard i dissenyat per garantir la justícia i la protecció de tots els implicats. Si la introducció d’exemples o l’excés de detall poden dissuadir o complicar la lectura, penseu en mantenir dins el document el que resulta essencial per descriure el procediment, i posar els exemples o el detall en altres documents.

4. Comuniqueu i formeu Les persones treballadores de la vostra entitat.

Un canal ètic només serà efectiu si les persones treballadores estan informades i confiades en utilitzar-lo. Una comunicació clara i una formació adequada són essencials per garantir que tothom entengui com funciona el canal i els seus beneficis. A continuació, detallem com aconseguir-ho:

1. Informeu sobre la política, el procediment i l’eina

• Presentació del canal ètic: Assegureu-vos que totes les persones treballadores coneguin l’existència del canal ètic, com accedir-hi i per què és important. Expliqueu els passos que s’han pres per protegir la confidencialitat i seguretat de les persones denunciants.
• Materials informatius: Creeu documents senzills, infografies o vídeos que expliquin de manera clara:
  • Els objectius de la política de denúncies.
  • Els detalls del procediment i com es gestiona una denúncia.
  • Les garanties de confidencialitat i protecció per als denunciants i testimonis.
  • Exemples dels tipus de fets que s’han de denunciar per millorar la transparència i l’entorn de treball.
• Accessibilitat: Assegureu-vos que la informació estigui disponible a través de diversos canals, com ara:
  • Intranet de l’organització.
  • Manuals d’acollida (on-boarding) o informació que es proporciona en el moment de la contractació.
  • Sessions informatives.
  • Taulers d’anuncis o pantalles digitals.
    
    

2. Ressalteu els beneficis del canal ètic

• Per a les persones denunciants: Subratlleu que el canal ètic és una eina segura que protegeix la seva identitat (dins els límits de la normativa andorrana) i evita qualsevol represàlia (dins l’entitat o fora d’aquesta). Expliqueu que poden denunciar sense por i que seran escoltades de manera justa, i si es considera que la persona podria patir represàlies fora de l’entitat, l’entitat prendrà les mesures adients i les acordarà amb els interessats abans d’aplicar-les.
• Per a l’organització: Destaqueu que el canal ètic contribueix a crear un entorn de treball més saludable, basat en la transparència i la integritat. Els beneficis inclouen:
  • Identificar i resoldre problemes abans que esdevinguin greus.
  • Fomentar la confiança entre persones treballadores i membres de la direcció.
  • Complir amb les obligacions normatives i millorar la reputació corporativa.
    
    

3. Formació per a les persones treballadores

• Sessions interactives: Organitzeu tallers o sessions pràctiques per ensenyar a les persones treballadores com utilitzar el canal ètic. Incloeu exemples reals o simulacions per ajudar-les a comprendre millor el procés.
• Fòrum obert: Creeu espais on puguin fer-hi preguntes i resoldre dubtes sobre la política i el procediment de denúncies.
• Capacitació contínua: No es tracta només d’una formació inicial; planifiqueu recordatoris i sessions de seguiment per reforçar el coneixement al llarg del temps.
  
  

4. Fomentar una cultura de confiança i transparència

• Comunicació regular: Mantingueu les persones treballadores informades sobre l’impacte del canal ètic, com ara mitjançant informes anònims sobre el nombre de denúncies rebudes, les resolucions i les mesures preses.

Exemple des de la direcció: La implicació visible dels membres de la direcció és clau per reforçar la importància del canal i assegurar que tota l’organització l’adopti.

Una comunicació i formació eficients són essencials per garantir que el canal ètic funcioni correctament. Quan les persones treballadores entenen com utilitzar-lo, confien en el sistema i perceben els seus beneficis, el canal ètic es converteix en una eina poderosa per millorar l’entorn laboral i complir amb les obligacions normatives. En aquest altre post trobareu més informació sobre Com comunicar l’existència del Canal Ètic o Sistema Intern d’Informació.